( 法律之聲)迎來電子政務新時代—電子政務法系列介紹(六)

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  就與政府數碼化接待的各項程序的相關規定方面,《電子政務法》特別針對公共部門將行政卷宗移送法院或檢察院方面的問題訂立了兩項規定。首先,關於電子文件的取代及其他電子數據的顯示方面,法律規定當公共部門向法院或檢察院移送行政卷宗及其他文件時,除非法律規定以數碼化方式寄發,否則如電子文件的內容為文字,則須以具完整內容的副本列印件或紙本證明取代電子文件。倘電子文件的內容為錄音、錄像或音像錄製資訊,則以格式適當的複本取代電子文件。

  此外,公共部門須編製並隨附一份載明以下內容資料的文件:(1)各電子文件所包含或關聯的證明書、時間戳和電子身分識別工具的資訊,並說明該等文件在上款規定的副本列印件、證明或複本送交之日有效;(2)電子文件與其複本倘有的差異,尤其是在複製過程中由所使用的技術產生的聲音、影像或音像資訊上的差異;(3)副本列印件、證明或複本的內容與有關電子文件的內容一致的聲明,但不影響上項所指的差異(註1)。然而,如公共部門的行政卷宗涉及由電子工具產生的而未能按照上述要求以傳統實體文件取代電子文件,又或當電子文件與其副本列印件或複本之間的差異實質影響該等文件的內容與電子文件內容的一致性時,公共部門需要送交可以顯示該等電子數據的書面報告,而該報告須準確指出經核實的對象和事實,以及報告製作人的獲悉途徑(註2)。

  另一方面就是關於公共部門合作特別義務的規定。由於各類司法訴訟案件的需要,尤其是司法上訴方面的行政訴訟案件,不同公共部門需要將有關的行政卷宗移送司法機構審理,而根據《電子政務法》的要求,即使公共部門原則上不通過數碼化方式移送行政卷宗至司法機構,但當法律有所規定時,便要以電子文件和電子數據方面送交資料。為此,《電子政務法》要求所有公共部門應向法院及檢察院提供適當的技術工具,以配合理解及審查所送交的電子文件和電子數據。從上述兩項規定可以得知,在公共部門移送行政卷宗到司法機構進行司法程序時,原則上仍然以實體文件為主。

  (待 續)

  洛 文

  註1:見《電子政務法》第19條第2款。

  註2:見《電子政務法》第19條第3款。